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Datenschutzerklärung

プライバシーポリシー

Privacy Policy

Stand: Oktober 2026

最終更新: 2026年10月

Last updated: October 2026

1. Verantwortlicher

1. 個人情報取扱事業者

1. Data Controller

Verantwortlich im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

本ウェブサイトにおける個人情報の取扱責任者は以下のとおりです。

The controller responsible for data processing on this website within the meaning of the GDPR is:

HAI-5 Innovations
Haruki Iino
Hohe Münsterstr. 6, 37574 Einbeck, Deutschland
E-Mail: info@hai-5-innovations.com
Website: hai-5-innovations.com

2. Welche Daten wir erheben

2. 収集する情報

2. Data We Collect

Kontaktformular: Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, gewählten Service und Ihre Nachricht. Diese Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

お問い合わせフォーム: お問い合わせフォームをご利用の際、お名前・メールアドレス・選択したサービス・メッセージを収集します。これらはお問い合わせへの対応のみに使用します。

Contact form: When you use the contact form, we store your name, email address, selected service, and message. This data is used solely to respond to your enquiry.

E-Rechnung-Check: Wenn Sie sich das Ergebnis per E-Mail zusenden lassen, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Sprache, Antworten und Diagnoseergebnis zur Zustellung und Bearbeitung Ihrer Anfrage. Nur mit einer gesonderten freiwilligen Einwilligung übertragen wir diese Daten an Brevo und senden bis zu drei begleitende E-Mails. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

E-Rechnung診断: 診断結果のメール送信を希望した場合、送信とお問い合わせ対応のために、お名前・メールアドレス・会社名・言語・回答・診断結果を保存します。別途任意の同意がある場合に限り、これらをBrevoへ送信し、最大3通のフォロー案内をお送りします。同意はいつでも将来に向けて撤回できます。

E-invoicing check: If you request the result by email, we store your name, email address, company, language, answers, and assessment to deliver the result and handle your request. Only with separate optional consent do we transfer this data to Brevo and send up to three follow-up emails. You may withdraw consent at any time with future effect.

ARIA-Geschäftsdiagnose: Die Diagnose beginnt ohne Abfrage Ihres Namens. Branche, Unternehmensgröße, ausgewählte Herausforderungen, Freitext, aktuelle Tools, Budget und Dringlichkeit werden zur Erstellung der Diagnose an die OpenAI API übertragen. Bitte geben Sie keine Namen, Kunden-, Beschäftigten-, Vertrags- oder sonstigen vertraulichen Daten ein. Wir halten das Ergebnis und die anonymen Eingaben für 24 Stunden technisch vor. Nur wenn Sie den E-Mail-Versand ausdrücklich anfordern, speichern wir anschließend Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Eingaben und das Ergebnis zur Zustellung und Bearbeitung Ihrer Anfrage. Eine Anmeldung zu Marketing-E-Mails erfolgt dadurch nicht.

ARIA業務診断: 診断開始時にはお名前を取得しません。診断生成のため、業種・会社規模・選択した課題・自由入力・現在のツール・予算・緊急度をOpenAI APIへ送信します。個人名、顧客・従業員・契約情報その他の機密情報は入力しないでください。匿名の入力内容と診断結果は技術上24時間保持します。診断後にメール送信を明示的に希望した場合に限り、お名前・メールアドレス・入力内容・診断結果を、結果送付とお問い合わせ対応のため保存します。これによってマーケティングメールへ登録されることはありません。

ARIA business diagnosis: The diagnosis starts without asking for your name. Industry, company size, selected challenges, free text, current tools, budget, and urgency are sent to the OpenAI API to generate the diagnosis. Do not enter names, customer, employee, contract, or other confidential information. We hold the anonymous input and result technically for 24 hours. Only if you explicitly request email delivery do we then store your name, email address, inputs, and result to deliver it and handle your enquiry. This does not subscribe you to marketing emails.

PDF-Tools: Hochgeladene Dateien werden ausschließlich zur Verarbeitung Ihrer Anfrage (Zusammenführen, Aufteilen, Komprimieren) verwendet und nicht dauerhaft gespeichert. Temporäre Dateien werden nach der Verarbeitung automatisch gelöscht.

PDFツール: アップロードされたファイルは、処理（結合・分割・圧縮）のみに使用され、恒久的に保存されることはありません。一時ファイルは処理後に自動的に削除されます。

PDF tools: Uploaded files are used solely for processing your request (merging, splitting, compressing) and are not stored permanently. Temporary files are automatically deleted after processing.

Server-Logs: Beim Besuch dieser Website werden automatisch technische Daten erfasst (IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seite, Zeitstempel). Diese Logs dienen der Fehlerbehebung und werden nicht zur Identifizierung einzelner Personen verwendet.

サーバーログ: ウェブサイト訪問時、技術情報（IPアドレス・ブラウザ種別・アクセスしたページ・タイムスタンプ）が自動的に記録されます。これらはエラー調査に使用され、個人の特定には使用しません。

Server logs: When you visit this website, technical data is automatically recorded (IP address, browser type, page accessed, timestamp). These logs are used for error diagnosis and are not used to identify individuals.

3. Rechtsgrundlage

3. 個人情報処理の法的根拠

3. Legal Basis

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis von Art. 6 DSGVO:

個人情報の処理はGDPR第6条に基づきます。

Processing of your data is based on Art. 6 GDPR:

4. Speicherdauer

4. 保存期間

4. Retention Period

5. Drittanbieter

5. 第三者サービス

5. Third-Party Services

6. Ihre Rechte

6. お客様の権利

6. Your Rights

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an: info@hai-5-innovations.com

お客様はGDPRに基づき、アクセス権（第15条）、訂正権（第16条）、削除権（第17条）、処理制限権（第18条）、データポータビリティ権（第20条）、異議申し立て権（第21条）を有します。権利の行使には info@hai-5-innovations.com までご連絡ください。

You have the right of access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20), and objection (Art. 21 GDPR). To exercise these rights, please contact: info@hai-5-innovations.com

Außerdem haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen. In Niedersachsen ist dies die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD).

また、管轄のデータ保護監督機関（ニーダーザクセン州: LfD Niedersachsen）に苦情を申し立てる権利もあります。

You also have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority. In Lower Saxony: Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD).

7. Cookies & Sessions

7. Cookie・セッション

7. Cookies & Sessions

Diese Website verwendet technisch notwendige Session-Cookies für angeforderte Funktionen. Optionale Analyse-Cookies werden nur nach Ihrer Einwilligung eingesetzt. Ihre Analyse-Auswahl wird bis zu 180 Tage im Browser gespeichert. Die Nutzung von Diagnose und Terminanfrage ist ohne Analyse-Einwilligung möglich.

要求された機能に必要なセッションCookieを使用します。任意のアクセス解析Cookieは同意後に限り使用します。解析への同意・拒否の選択はブラウザーに最大180日保存します。同意しなくても診断・面談申込みをご利用いただけます。

Necessary session cookies support requested functions. Optional analytics cookies are used only after consent. Your analytics choice is stored in your browser for up to 180 days. Diagnosis and meeting requests work without analytics consent.

7.1 Optionale Website-Analyse mit Google Analytics 4

7.1 Google Analytics 4による任意のアクセス解析

7.1 Optional website analytics with Google Analytics 4

Auf den öffentlichen HAI-5-Informations-, Diagnose- und Buchungsseiten laden wir Google Analytics 4 erst nach Ihrer Zustimmung. Erfasst werden Seitenaufrufe und fest definierte Ereignisse: Diagnose-Start und -Abschluss, angenommene Ergebnis-E-Mail-Anfragen sowie Terminanfragen. Eine bestätigte Cal.com-Buchung wird getrennt von einer unverbindlichen Terminanfrage gezählt. Bei technischen Fehlern oder abgelehnten Formularen zählen wir keinen erfolgreichen Abschluss.

HAI-5の公開案内・診断・予約ページでは、同意後に初めてGoogle Analytics 4を読み込みます。ページ閲覧、診断の開始・完了、受け付けた結果メールの申込み、面談の申込みという固定のイベントを記録します。Cal.comで確定した予約と、希望日時の申込みは区別します。技術的なエラーや入力エラーを成功として数えません。

On public HAI-5 information, diagnosis and booking pages, Google Analytics 4 loads only after consent. We record page views and fixed events: diagnosis starts and completions, accepted result-email requests, and meeting requests. Confirmed Cal.com bookings are counted separately from requests for preferred times. Technical failures and rejected forms are not counted as successful completions.

Google verarbeitet dabei Cookie-Kennungen und technische Zugriffsdaten, etwa Browser-/Geräteinformationen; beim Verbindungsaufbau wird auch Ihre IP-Adresse übermittelt. Wir senden keine Namen, E-Mail-Adressen, Firmenangaben, Diagnoseantworten, Freitexte, Termin-Inhalte oder Kunden-/Buchungskennungen an Analytics. URL-Abfrageparameter und Fragmente werden aus den von uns gesendeten Seiten-URLs entfernt. Google Signals, personalisierte Werbung und User-ID werden hierfür nicht eingesetzt. Die private Geschäftsführung unter /hq/ und andere angemeldete Anwendungen enthalten dieses Tracking nicht.

GoogleはCookieの識別子とブラウザー・端末などのアクセス情報を処理し、通信時にはIPアドレスもGoogleへ伝わります。名前、メールアドレス、会社名、診断回答、自由記述、予定の内容、顧客・予約の識別番号はAnalyticsへ送りません。送信するページURLからクエリー文字列とフラグメントを除外します。この計測ではGoogle Signals、パーソナライズ広告、User-IDを使用しません。/hq/の非公開経営室や他のログイン用アプリには、この計測を入れません。

Google processes cookie identifiers and technical access data such as browser/device information; your IP address is also transmitted when connecting. We do not send names, email addresses, company details, diagnosis answers, free text, appointment contents or customer/booking identifiers to Analytics. Query strings and fragments are removed from page URLs we send. We do not use Google Signals, personalized advertising or User-ID for this measurement. The private /hq/ management room and other signed-in applications do not contain this tracking.

Die Einwilligung ist freiwillig. Über „Analyse-Einstellungen“ am unteren Bildschirmrand können Sie sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; dabei entfernen wir die von diesem Tracking gesetzten Analyse-Cookies. Deren Laufzeit beträgt höchstens 180 Tage. Die Speicherdauer bei Google richtet sich nach den Einstellungen der GA4-Property. Die wöchentlichen, aggregierten Auswertungen speichern wir im privaten HQ und lassen sie von ARIA über die bestehende Codex-Verbindung auswerten. Da nur einwilligende Besuche erfasst werden, sind die Zahlen keine vollständige Liste aller Besucher oder Anfragen.

同意は任意です。画面下の「解析の設定」からいつでも今後の解析を停止でき、この計測が設定した解析Cookieを削除します。解析Cookieの有効期間は最大180日です。Google側の保存期間はGA4プロパティの設定に従います。週次の集計結果は非公開HQに保存し、既存のCodex連携を通じてARIAが分析します。同意した訪問のみが対象のため、数値は全利用者・全申込みの完全な一覧ではありません。

Consent is optional and can be withdrawn for future measurement through “Analytics settings” at the bottom of the screen; we then remove the analytics cookies set by this tracking. Their lifetime is at most 180 days. Google's retention follows the GA4 property's settings. We store weekly aggregates in private HQ for ARIA to analyze through the existing Codex connection. Since only consenting visits are measured, these figures are not a complete list of all visitors or requests.

Google kann Daten auch außerhalb Ihres Landes verarbeiten. Informationen zum Anbieter, zur Datenverarbeitung und zu internationalen Übermittlungen: Google-Datenschutzerklärung und Google Analytics-Datenschutz.

Googleによる国外での処理が含まれる場合があります。提供元、データ処理、国外移転については、GoogleのプライバシーポリシーとGoogle Analyticsのデータ保護をご確認ください。

Google may process data outside your country. For provider details, processing and international transfers, see Google's Privacy Policy and Google Analytics privacy information.

8. Android-App: Kochen Planner

8. Androidアプリ: Kochen Planner

8. Android App: Kochen Planner

Dieser Abschnitt beschreibt die Datenverarbeitung in der Android-App Kochen Planner (Paketname: com.liverty_monkey.kochenplanner).

このセクションでは、Androidアプリ Kochen Planner（パッケージ名: com.liverty_monkey.kochenplanner）におけるデータの取り扱いについて説明します。

This section describes the data practices of the Android app Kochen Planner (package name: com.liverty_monkey.kochenplanner).

8.1 Lokal gespeicherte Daten

8.1 ローカル保存データ

8.1 Locally Stored Data

Die App speichert alle Benutzerdaten ausschließlich lokal auf dem Gerät (AsyncStorage). Es werden keine persönlichen Daten an externe Server übertragen. Gespeichert werden:

アプリはすべてのユーザーデータをデバイス上にのみ保存します（AsyncStorage）。個人データが外部サーバーに送信されることはありません。保存されるデータは以下のとおりです。

The app stores all user data exclusively on the device (AsyncStorage). No personal data is transmitted to external servers. The following data is stored:

8.2 Kamera und Fotos

8.2 カメラ・写真

8.2 Camera and Photos

Die App kann auf Kamera und Fotobibliothek zugreifen, um Mahlzeitenfotos hinzuzufügen. Dies geschieht nur auf ausdrückliche Nutzeranfrage. Aufgenommene Fotos werden ausschließlich lokal auf dem Gerät gespeichert und nicht übertragen.

アプリは食事写真を追加するためにカメラおよびフォトライブラリへのアクセスを求めることがあります。これはユーザーの明示的な操作によってのみ行われます。撮影・選択した写真はデバイス上にのみ保存され、外部に送信されません。

The app may request access to the camera and photo library to attach meal photos. This occurs only upon explicit user action. Photos are stored locally on the device only and are never transmitted externally.

8.3 Werbung (Google AdMob)

8.3 広告（Google AdMob）

8.3 Advertising (Google AdMob)

Die App verwendet Google AdMob zur Anzeige von Bannerwerbung. AdMob kann zur Auslieferung von Anzeigen gerätebezogene Informationen (z. B. Werbe-ID) erfassen. Die App fordert ausschließlich nicht-personalisierte Anzeigen an (requestNonPersonalizedAdsOnly: true) und entspricht damit den Anforderungen der DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy

アプリはバナー広告の表示に Google AdMob を使用しています。AdMobは広告配信のためにデバイス関連情報（広告IDなど）を収集する場合があります。アプリはGDPR準拠のため、非パーソナライズ広告のみをリクエストしています（requestNonPersonalizedAdsOnly: true）。詳細はGoogleのプライバシーポリシーをご参照ください: policies.google.com/privacy

The app uses Google AdMob to display banner advertisements. AdMob may collect device-related information (e.g. advertising ID) to serve ads. The app requests non-personalised ads only (requestNonPersonalizedAdsOnly: true), in compliance with GDPR. For more information, see Google's privacy policy: policies.google.com/privacy

8.4 Kontakt

8.4 お問い合わせ

8.4 Contact

Bei Fragen zum Datenschutz in der App wenden Sie sich bitte an: info@hai-5-innovations.com

アプリのプライバシーに関するお問い合わせは info@hai-5-innovations.com までご連絡ください。

For any questions regarding data privacy in the app, please contact: info@hai-5-innovations.com

9. Privater HAI-5-Führungsraum: Gmail und Zoho Mail

9. 非公開経営室：Gmail・Zoho Mail連携

9. Private HAI-5 HQ: Gmail and Zoho Mail

Zweck und Zugang: HAI-5 Private HQ ist ein nicht öffentlich zugänglicher Arbeitsbereich des Inhabers für interne Geschäftsplanung und KI-gestützte Auswertung ausdrücklich ausgewählter Geschäftsunterlagen. Zugang besteht nur für das freigegebene CEO-Konto mit Passwort und zweitem Faktor. Die Mailanbindung steht nicht Website-Besuchern oder Kunden zur Verfügung.

Autorisierung und Zugriff: Die Verbindung erfolgt nach Freigabe beim Anbieter per OAuth. Für Gmail wird ausschließlich gmail.readonly angefordert; diese Berechtigung umfasst das Lesen und Suchen von E-Mails sowie das Lesen von Einstellungen. Für Zoho werden ausschließlich Konto-, Ordner- und Nachrichten-Leserechte angefordert. Die Anwendung sendet, verändert oder löscht keine E-Mails und markiert sie nicht als gelesen. Die OAuth-Leseberechtigung ist nicht auf einzelne Nachrichten begrenzt; die Standardansicht zeigt auf Anforderung Betreff, Absender und Datum aus bis zu 20 aktuellen INBOX-Nachrichten der letzten 30 Tage. Eine ausdrücklich ausgelöste Stichwortsuche durchsucht auch gesendete und archivierte Nachrichten ohne Zeitraumbegrenzung und zeigt höchstens 20 Treffer ohne Spam/Papierkorb. Trefferlisten sind nicht zwingend vollständig. Von Zoho mitgelieferte Kurzvorschauen werden verworfen.

Persönlicher Google Kalender: Der Inhaber kann sein festgelegtes Google-Konto gesondert verbinden. Angefordert werden calendar.events.owned und userinfo.email zur Prüfung der Kontoinhaberschaft. Google gewährt damit auch Änderungs- und Löschrechte; HQ stellt jedoch nur das Anzeigen und ausdrückliche Erstellen von Terminen im primären Kalender bereit, ohne Gäste einzuladen. Tagesansichten enthalten Titel und Zeiten von höchstens 100 Terminen und werden bis zu 60 Sekunden zwischengespeichert. Termine werden nicht automatisch an KI-Mitarbeiter weitergegeben. Verbindungstoken bleiben serverseitig verschlüsselt; der Zugriff kann im Google-Konto widerrufen werden.

KI-Freigabe: Erst nach Auswahl und gesonderter Bestätigung werden die Texte von höchstens fünf Nachrichten abgerufen und jeweils bis zu 6.000 Zeichen zusammen mit Betreff, Absender und Quellkonto im privaten Arbeitsbereich gespeichert. Für normale Antworten des KI-Teams werden Ausschnitte der letzten acht freigegebenen Nachrichten von jeweils höchstens 1.200 Zeichen an die OpenAI API übermittelt. Für eine gesondert bestätigte Vier-Rollen-Auswertung werden bis zu zehn ausgewählte, bereits freigegebene Texte mit jeweils höchstens 6.000 Zeichen an die OpenAI API übermittelt; bis zu fünf KI-Aufrufe erstellen Übergaben, Zusammenfassungen, Quellenverweise und vorgeschlagene Aufgaben. Diese Ergebnisse und manuell gesetzten Aufgabenstatus werden im privaten Arbeitsbereich gespeichert. Anhänge und externe Trackingbilder werden nicht übernommen. Authentifizierungsbezogene Betreffzeilen werden gefiltert; die Kontrolle auf vertrauliche und personenbezogene Inhalte bleibt erforderlich. Keine automatische Weitergabe des gesamten Postfachs, kein Verkauf und keine Nutzung für Werbung oder das Training allgemeiner KI-Modelle.

Mailrecherche im Chat: Wird die gesonderte Option im privaten Chat aktiviert, durchsucht der Server bei jeder Chatnachricht Gmail und Zoho mit dem vom CEO angegebenen Namen oder Suchwort. Aus höchstens 20 Treffern je Anbieter werden bis zu fünf neuere Nachrichten ausgewählt. Betrefffilter schließen erkennbare Authentifizierungs-, Beschäftigungs- und Gesundheitsnachrichten aus; sie garantieren keine vollständige Erkennung vertraulicher Inhalte. Bis zu 5.000 Textzeichen je Nachricht werden gespeichert und mit der Anfrage an die OpenAI API übermittelt. Treffergrenzen und Zugriffsfehler werden kenntlich gemacht. Es gibt keine unbeaufsichtigte Hintergrundsuche und keine E-Mail-Sendefunktion; die Option kann vor dem nächsten Senden deaktiviert werden.

Schutz und Aufbewahrung: OAuth-Clientinformationen und Zugriffs-/Aktualisierungstoken werden serverseitig verschlüsselt gespeichert, solange die Verbindung bzw. die App-Konfiguration benötigt wird. Sie werden nicht an das KI-Team ausgegeben. „Verbindung trennen“ löscht die aktiven Verbindungstoken, nicht jedoch die OAuth-App-Konfiguration, bereits freigegebene Unterlagen, Gesprächsverläufe oder vorhandene Sicherungen. Freigegebene Unterlagen und Gespräche werden nicht automatisch nach einer festen Frist gelöscht. Für die Löschung dieser Daten einschließlich zugehöriger Konfigurationen und Sicherungen ist eine manuelle Bearbeitung über den unten genannten Kontakt erforderlich. Ein Widerruf der Anbieterfreigabe ist zusätzlich in den Google-/Zoho-Kontoeinstellungen möglich. Bereits an einen Anbieter übermittelte Daten unterliegen auch dessen Aufbewahrungsregeln.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen aus Google APIs durch HAI-5 Private HQ erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Kontakt für Auskunft, Trennung und Löschung: info@hai-5-innovations.com.

目的と利用者：HAI-5 Private HQは、事業主の社内計画と、明示的に選んだ業務資料のAI支援による検討のための非公開経営室です。許可されたCEOアカウントのパスワードと二段階認証が必要です。一般のサイト訪問者や顧客向けのメール接続サービスではありません。

認証とアクセス：提供元で許可したOAuth接続を使用します。Gmailは gmail.readonly のみで、メールの閲覧・検索と設定の閲覧が対象です。Zohoはアカウント・フォルダー・メールの閲覧権限のみです。アプリは送信・変更・削除・既読化を行いません。OAuthの閲覧権限自体は個別メールに限定されませんが、通常表示は操作時にINBOXの直近30日・最新20件から件名・差出人・日時を表示します。明示的なキーワード検索では、送信済み・保管フォルダーも期間制限なしで検索し、迷惑メール・ごみ箱を除く最大20件の見出しを表示します。検索結果は全履歴の網羅を保証しません。Zohoが一覧とともに返す短い要約は破棄します。

個人のGoogleカレンダー：所有者は固定のGoogleアカウントを別途接続できます。本人確認に userinfo.email、所有カレンダーの予定に calendar.events.owned を要求します。Googleの権限には変更・削除も含まれますが、HQはメインカレンダーの予定表示と、本人が明示的に保存した予定の新規作成のみを提供し、参加者を招待しません。日ごとの予定名・日時を最大100件取得し、最大60秒キャッシュします。予定はAI社員へ自動共有しません。接続トークンはサーバーで暗号化保存し、Googleアカウントからアクセスを取り消せます。

AIへの共有：メールを選択し、別途確認した場合に限り、最大5件の本文を取得します。1件あたり最大6,000文字と件名・差出人・接続元アカウントを非公開経営室に保存します。通常のAI相談では直近8件の各先頭1,200文字までをOpenAI APIへ送信します。別途確認する4人の整理機能では、共有済み資料から選んだ最大10件・各最大6,000文字を、最大5回のAI呼び出しでOpenAI APIへ送信します。担当メモ、要約、根拠の参照、仕事の提案と手動で変更した状態は非公開経営室に保存します。添付や外部の追跡画像は取り込みません。認証関連の件名を除外しますが、個人情報・機密の有無は共有前に確認する必要があります。受信箱全体の自動共有、販売、広告目的や汎用AIモデルの学習への利用は行いません。

チャットからのメール調査：非公開チャットの専用オプションを有効にすると、チャット送信ごとにCEOが指定した相手・会社名等でGmailとZohoを検索します。提供元ごと最大20件の候補から、新しいメールを最大5件選び、各最大5,000文字の本文を保存し、依頼とともにOpenAI APIへ送信します。件名で認証・雇用・健康関連を除外しますが、機密情報を完全には判別できません。検索上限や取得失敗を区別します。無人のバックグラウンド検索やメール送信は行わず、次の送信前にオプションを解除できます。

保護と保存：OAuthアプリの登録情報とアクセス／更新トークンは、接続・設定の利用中、サーバーに暗号化保存し、AIには渡しません。「接続を解除」は稼働中の接続トークンを削除しますが、OAuthアプリ登録情報、共有済み資料、会話、既存バックアップは削除しません。共有資料・会話の定期自動削除はありません。これらのデータ、関連設定とバックアップの削除には、下記窓口を通じた手動対応が必要です。Google／Zohoのアカウント設定でも接続許可を撤回できます。送信済みのデータには提供元の保存ルールも適用されます。

HAI-5 Private HQによるGoogle API由来の情報の利用・転送は、Limited Use要件を含む Google API Services User Data Policy に従います。開示・接続解除・削除の窓口：info@hai-5-innovations.com。

Purpose and users: HAI-5 Private HQ is a non-public workspace for its owner's internal business planning and AI-assisted analysis of explicitly selected business materials. Only the authorised CEO account can enter, using a password and a second factor. Mail connections are not offered to public website visitors or customers.

Authorisation and access: Connections use OAuth after approval at the provider. Gmail requests only gmail.readonly, covering viewing and searching email and viewing settings. Zoho requests only account, folder and message read permissions. The application does not send, modify, delete or mark email as read. The OAuth read permission itself is not limited to individual messages; the default view displays subject, sender and date from up to 20 recent INBOX messages within 30 days. An explicit keyword search also searches sent and archived messages without a date limit, displaying up to 20 results excluding spam and trash. Results do not guarantee complete coverage. Short summaries returned by Zoho's listing API are discarded.

Personal Google Calendar: The owner may separately connect the fixed Google account. HQ requests userinfo.email to verify the account and calendar.events.owned for owned calendar events. Google also grants change and deletion rights, but HQ only provides viewing and explicit creation in the primary calendar, without inviting guests. Daily views retrieve titles and times of up to 100 events and cache them for up to 60 seconds. Events are not automatically shared with AI employees. Connection tokens are encrypted on the server; access may be revoked in the Google account.

AI sharing: Only after selection and a separate confirmation are the bodies of up to five messages retrieved. Up to 6,000 characters per message, subject, sender and source account are stored in the private workspace. In ordinary team chats, excerpts from the latest eight shared messages, up to 1,200 characters each, are sent to the OpenAI API. A separately confirmed four-role review uses up to ten selected, previously shared texts of up to 6,000 characters each in up to five OpenAI API calls. Handoffs, summaries, source references, proposed actions and manually set task statuses are stored in the private workspace. Attachments and external tracking images are not imported. Authentication-related subjects are filtered, but personal and confidential content must still be checked before sharing. There is no automatic sharing of the whole mailbox, sale of this data, advertising use or use to train general-purpose AI models.

Mail research in chat: If the separate option in private chat is enabled, each chat submission searches Gmail and Zoho using the name or keyword specified by the CEO. Up to five newer messages are selected from at most 20 matches per provider. Subject filters exclude recognisable authentication, employment and health messages but cannot guarantee complete detection of confidential content. Up to 5,000 text characters per message are stored and sent with the request to the OpenAI API. Search limits and access failures are identified. There is no unattended background searching or email sending; the option can be disabled before the next submission.

Protection and retention: OAuth client credentials and access/refresh tokens are encrypted on the server while the connection or configuration is needed and are not supplied to the AI team. Disconnecting deletes active connection tokens, but does not delete OAuth app configuration, previously shared materials, conversations or existing backups. Shared materials and conversations have no fixed automatic deletion period. Deletion of these records, associated configuration and backups requires manual handling through the contact below. Provider access can also be revoked in Google/Zoho account settings. Data already sent to a provider is also subject to that provider's retention rules.

HAI-5 Private HQ's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including its Limited Use requirements. Contact for access, disconnection and deletion requests: info@hai-5-innovations.com.